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Betriebsmanagement bei Farm Trans: „Wir sind bestrebt, qualitativ hochwertigen Service zu bieten.“

Betriebsmanagement bei Farm Trans
28 | 09 | 2023

In diesem dritter Artikel über Connected Services erfahren Sie mehr über die Rolle des Betriebsmanagements bei Farm Trans. Die anderen drei Artikel beleuchten die Rollen des der IT, des Account-Managements und des Carrier-Managements.

 

Im Betriebsmanagementteam ist Aïsha Koolhoven am längsten bei Farm Trans: „Ich kenne die verschiedenen Aufgaben von Connected Services sehr gut und kann dadurch meinen Kollegen helfen.“ Kein Tag ist wie der andere. Eben noch hatte das gesamte Team ein Meeting zu Transportberichten und im nächsten Moment muss Aïsha eine Frage eines Kunden beantworten.

 

Regionen und Qualität

Auch die Aufträge von Kunden sind unterschiedlich. Um diese effizient und wie gewünscht umzusetzen, arbeitet das Team mit verschiedenen Regionen zusammen. Ein Beispiel ist das Vereinigte Königreich: „Dies ist eine gesonderte Region, da hier zusätzliche Zolldokumente erforderlich sind. Diese werden von uns weitestgehend automatisch vorbereitet. Wir senden die erforderlichen Formulare pünktlich an unsere Partner und erhalten sie vollständig ausgefüllt zurück.“

Jede Region verfügt über eigene Maßnahmen und Qualitätssicherung, was auch für bestimmte Produktgruppen wie Kartoffelflocken gilt. Dieses Produkt ist besonders empfindlich und es gelten spezielle Anforderungen. Koolhoven: „Für den Transport dieses Produkts gelten andere Anforderungen. Die Flocken werden in einem speziellen Auflieger transportiert, mehrere Zertifikate sind erforderlich und es gelten zusätzliche Reinigungsvorschriften.“

 

Proaktive Einstellung

Eine praxisorientierte Denkweise ist im Betriebsmanagement unerlässlich. Geplante Fahrten und Bestellungen werden kontinuierlich überwacht, damit das Team rechtzeitig auf potenzielle Probleme reagieren kann. „Als Erstes schaue ich jeden Morgen, ob per E-Mail Fragen oder Beschwerden eingegangen sind. Dann überprüfen wir in unserem System, ob alle Auflieger beladen sind, die erwarteten Ankunftszeiten angegeben wurden und ob es Verzögerungen gibt. Der Rest des Tages steht im Zeichen von E-Mails und Anrufen mit Bestellungen, Problemen oder Fragen. Diese bearbeiten wir im Laufe des Tages innerhalb der erforderlichen Fristen.“

 

Den Unterschied machen

Farm Trans bietet schnellen, hochwertigen Service. Koolhoven: „Wir sind auch im Bereich IT vorne mit dabei. Unsere Systeme liefern und viele nützliche Informationen. Dadurch müssen wir nicht immer nachfragen, können reibungsloser arbeiten und unseren Kunden exakte Informationen bereitstellen.“

Ein anschauliches Beispiel dafür ist die Arbeit mit Zeitfenstern. Kunden verlangen häufig, dass eine Lieferung zu einem bestimmten Zeitpunkt geliefert wird. Koolhoven erklärt, wie das funktioniert: „Im Fall einer genauen Lieferzeit überwachen wir diese Fahrt über unsere Systeme. Wenn es ein Problem oder eine Verzögerung gibt, setzen wir uns mit dem Spediteur in Verbindung. Wir versuchen, der Ursache auf den Grund zu gehen und proaktiv darauf zu reagieren.“

 

Rechnungsstellung mit einem Lächeln

Bei Qualität und Kundenerlebnis spielen auch Preisgestaltung und Abrechnung eine Rolle: „Es kommt hin und wieder vor, dass Speditionen eine Rechnung mit abweichenden Beträgen senden. In diesem Fall befassen wir uns mit den Unterschieden und der möglichen Ursache. Wir setzen uns immer mit der Spedition in Verbindung, damit wir unseren Kunden die richtigen Informationen weitergeben können.“

 

Weiterentwicklung

Connected Services möchte sich ständig weiterentwickeln und verbessern. Hierbei ist das gesamte Team beteiligt, das Beiträge aus seinem Fachgebiet liefern kann. Koolhoven erzählt: „Die IT hat ein neues System eingeführt, mit dem meine Kollegen und ich effizienter arbeiten. Die dadurch freigesetzten Kapazitäten können wir dann für die Neukundenwerbung aufwenden.“

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