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Account-Management bei Farm Trans: „Wir sind das Bindeglied zwischen Kunden und Spedition.“

Account-Management bei Farm Trans
29 | 11 | 2023

In diesem vierten und letzten Artikel über Connected Services erfahren Sie mehr über die Rolle des Account-Managements bei Farm Trans. In den anderen drei Artikeln beleuchten wir die Rollen der IT, des Betriebsmanagements und des Carrier-Managements.

 

Chris Laene arbeitet seit 2021 im Account-Management von Farm Trans, zusammen mit vier Kollegen. „Wir sind für den gesamten Logistikprozess unserer Kunden von A bis Z verantwortlich: vom Eingang eines Auftrags über die Vergabe an die richtigen Spediteure bis hin zu sämtlichen administrativen Angelegenheiten wie Speditions- und Zolldokumenten. Operativ überwachen wir die Aufträge auf Auftrags- und Fahrtebene und wir kümmern uns darum, dass jegliche Probleme oder Beschwerden schnell behoben werden.“

 

Mehr Transparenz dank intelligenter IT 

Seit 2022 baut Farm Trans ein eigenes ERP-System auf, in das sich Kunden einloggen können, um unter anderem ihre Aufträge selbst zu überwachen. Laene: „Das ermöglicht eine transparente Kommunikation und mehr Kontrolle. Wir sehen schnell, wo mögliche Engpässe bestehen, und können rechtzeitig darauf reagieren.“ Das Account-Management überwacht auch die Leistungen der Spediteure in den einzelnen Regionen. In monatlichen Reporting-Meetings sieht sich Farm Trans mit den Kunden die festgelegten KPIs an und nimmt bei Bedarf Anpassungen vor.

Liefer- und Ladeleistung

Über die 2-Wege-EDI-Verbindung (Electronic Data Interchange) von Farm Trans erteilen die Kunden einfach ihre Aufträge und Farm Trans schickt ihnen die Be- und Entladedaten zurück. Die Kunden erhalten einen wöchentlichen Bericht, der unter anderem die Leistungsergebnisse und etwaige Vorfälle und Beschwerden enthält. Laene: „Einer unserer KPIs ist Pünktlichkeit. Dieser Indikator kann für Spediteure eine Herausforderung sein, zum Beispiel wenn sie von mehreren Lagern aus liefern. Aber wir sind immer bestrebt, die Vorgaben einzuhalten.“

 

Service-Level-Agreement und Auftragsstatus

In den Kundenmeetings spricht Laene auch mögliche Probleme und Vorfälle an: „Das können Verzögerungen sein, aber auch Qualitätsmängel, wie zum Beispiel Beschädigungen oder Verluste durch falsche Temperaturen bei Tiefkühl- oder Frischwaren. Wir erfassen alles in unserem Beschwerdesystem, vom Ort und Zeitpunkt bis zur Ursache. Dabei kommunizieren wir proaktiv mit unseren Kunden und versuchen, mithilfe dieser Erkenntnisse ähnliche Probleme in Zukunft zu vermeiden.“
Darüber hinaus bespricht das Account-Management das voraussichtliche Volumen mit den Kunden und berücksichtigt Fahrverbote und Kapazitäten, auch während Feiertagen in verschiedenen Ländern.

 

Vorfallserfassung und Forderungen

Was passiert, wenn etwas schiefgeht? Das Account-Management achtet ganz genau auf einen korrekten Umgang mit Beschwerden und Reklamationen: „Es kann etwa vorkommen, dass eine Palette beschädigt wird oder ein Karton verloren geht. Wir erfassen alle Informationen zur Beschwerde und gehen jeden Dienstag mit dem gesamten Team die offenen Beschwerden durch. Dann kümmern wir uns darum, dass sie so schnell wie möglich abgearbeitet werden.“ Was ist, wenn sich daraus Forderungen ergeben? Laene: „Auch dann suchen wir nach Lösungen. Forderungen ergeben sich beispielsweise aus abgelaufenen Produkten, einer falschen Rücksendung oder Standgeld für den Spediteur, wenn er warten muss, bis er be- oder entladen kann.“

 

Zufriedene Kunden

Dank des Account-Managements hat Farm Trans alle Kundenaufträge im Griff. Dabei sorgen nicht zuletzt IT-Lösungen und Automatisierung für reibungslose Abläufe bei Aufträgen und Kommunikation. Geht doch mal etwas schief, findet das Account-Management schnell eine Lösung. Von der IT erwartet Laene noch mehr Komfort, zum Beispiel bei der Zeitfensterplanung: „Spediteure können sich in das System einloggen und direkt selbst Zeitfenster buchen, etwa bei unseren Kühlhäusern. So wird die Auftragsplanung sowohl für unsere Kunden als auch die Spediteure transparenter.“

Das Account-Management ist Teil der Connected Services – der smarten Lösung für Ihre gesamte Logistik. Mehr entdecken >